Yritys 1: Simson Huoltopalvelu Oy

Paikka:

Toimiala:

Haaste:
2007 vuonna yritys osti korjausliiketoiminnan. Yhtiöllä on keskushuolto Helsingissä, joka tarjoaa partnerverkon avulla huolto-ja korjauspalveluita ympäri Suomea useille yrityksille ja tavaramerkkeille kuten Samsung, Blaupunkt, Alpine, Moulinex Krups jne. Liiketoiminnan käynnistämiseksi oli tarpeen löytää nopeasti sopiva ohjelmisto. Ensisijaista oli myynti-ja palveluprosessien jatkuvuus joustavasti heti ensimäisestä päivästä lähtien, tämä tarkoitti valmiutta laskuttaa asiakkaita heti sekä mahdollistaa varastosaldon seuranta. Oli tärkeää, että ohjelmiston käyttöönotto olisi nopeaa ja helppoa. Ohjelmistojen valinnassa kriteerinä oli myös, että ohjelmisto olisi kattava. Toiveena oli, että yhdellä ohjelmistolla voitaisiin hallita niin myynti- kuin ostotoimintoja, seurata reaaliajassa varastojen hallintaa ja hoitaa yrityksen kirjanpito. Omistajien toiveena oli myös, että ohjelmisto olisi web-pohjanen sekä monikielinen. Yrityksen taloustietojen seuraaminen verkossa piti olla myös mahdollista. Valinnan yhteydessä tutustuttiin useisiin ohjelmistoihin, Directo todettiin parhaaksi, koska ohjelmisto vastasi parhaiten yrityksen odotuksia ja tarpeita.

Tulokset:
Kiitos Directon nopean käyttöönoton, jatkui työskentely liiketoiminnan oston jälkeen jo seuraavana päivänä ongelmitta. Tällä hetkellä Directo on tärkeä työkalu myynti-ja ostonprossesseja seuraavalle johdolle. Directon vahvuutena on mahdollisuus seurata yrityksen eri varastoja reaaliajassa, Directo on mahdollistanut  yritykselle liiketoiminnan seuraamisen reaaliajassa.

Directo käyttöönotto on säästänyt IT- ja kirjanpitokustannuksia yrityksessä.  Yleensä uusi ohjelmisto vaatii palvelimen ja ohjelmistojen lisenssien ostamista mutta Directo ei vaadi tuhansien tai jopa kymmenien tuhansia eurojen investointia, Directon käyttöönotto vaatii vain Internet-yhteyden. Directo toimii vuokrapohjalla, maksat ainoastaan kuukausittaisen lisenssimaksun, koska Directo on internetissä toimiva ohjelmisto  yritys näkee tilinpäätöksen nopeammin kuin perinteisestä kirjanpitopalvelusta ostettaessa.  Kaikki osto- ja myyntitapahtumat tallennetaan ja tiliöidään Directoon, tällöin ei tarvita rinnakaista kirjanpito-ohjelmaa. Kaikki talouden tunnusluvut on heti nähtävissä.

Ratkaisu:
Directon käyttöönotto tapahtui sujuvasti ja nopeasti.

Directo importoi ohjelmisto tietokannasta asiakkaiden, laskujen ja varaston tiedot ohjelmaan, joka mahdollisti sujuvan toiminnan jatkamisen heti seuraavana päivänä. Directo on looginen ja käyttäjäystävällinen ohjelmisto, sen ansiosta työntekijät oppivat Directon käytön nopeasti. Johtajat olivat myös erittäin tyytyväisiä kun Directoon luotiin juuri sellainen tilikartta millaisen he halusivat, se antaa heille mahdollissuuden seurata kustannuksia juuri sellaisissa ryhmissä miten ne ovat heille kannattavin seurata.

Tällä hetkellä Directo on päivittäinen työkalu myyntihenkilökunnalle myynti-ja ostotilausten hallinnoinnissa ja varastokirjanpidossa. Assistentin tehtävänä on ostolaskujen, saamisten ja maksamisten käsittely Directon avulla. Myynti- ja ostoreskontran seuranta on nopeaa ja helpoa. Yrityksellä on useissa eri paikoissa sijaitsevia varastoja (ja lisäksi alihankkijoiden hallinnassa olevat varastot), web-pohjainen ohjelmisto mahdollistaa aina ajantasaisen tiedon. Tämä mahdollistaa myös varastojen optimoinnin, sillä Directon avulla on mahdollista nähdä missä tiettyä tuotetta on saatavilla varastossa ja voi tilata sen.

Yrityksen johto ei harkitse enää perinteistä kirjanpitopalvelua, jossa kerran kuukaudessa lähetettäisiin asiakirjat tilitoimistoon ja siitä kuukauden päästä yritykselle selviäisi yrityksen tulos.Tällä hetkellä näemme kaikki osto-ja myyntitapahtumat ja saamme myös viranomaismaksut ja raportit reaaliajassa.Kirjanpitäjän tehtäväksi jää kirjanpidon valvonta ja tilinpäätöksen laatiminen. Osto-, myynti- ja pankin asiakirjat tallennetaan Directoon itse. Aikaa säästää verkkopankin integrointi, viemällä maksut pankkiin ja tuomalla suoritukset suoraan Directoon.

Directossa on laaja valikoima raportteja, joiden avulla johto näkee tarvittavat tiedot itse halutussa muodossa ja helposti. Directo tarjoaa johtajille ja omistajille reaaliaikaisen kuvan yrityksen tilasta silloinkin kun et vietä aikaa toimistossa.

Yritys 2: Microlink Eesti

Paikka:

Toimiala:

Aikaisempi ratkaisu:

TULOS

“Directo on kiistattomasti ohjelmisto, joka on kasvanut ja kehittynyt Mikrolinkin tarpeiden mukaisesti. Kaikki tarpeemme on täytetty nopeasti ja ammattimaisesti. “ Sanoo Enn Saar, Hallituksen puheenjohtaja

“Directon käyttöönoton etuna on helppous, nopeus ja joustavuus. “sanoo Enn Saar.

“Directon käyttöönoton jälkeen työskentely muuttui tehokkaammaksi ja käytännöllisemmäksi. Jos raporttien valmistelussa meni aikaisemmin ainakin puolet päivästä, Directon kanssa aika väheni huomattavasti tästä. “Sanoo Mikrolinkin Pääkirjanpitäjä Anna Kotovitš.

“Mikrolinkillä on tärkeää saada yksityiskohtainen katselma tuloksesta eri näkökulmista. Tämän vuoksi Directo on erinomainen ratkaisu meille, koska käytämme 14-portaista kohdekärjestelmää mitä useat muut ohjelmistot eivät tue. Tämän ansiosta saamme raportit kaikista tarvittavista näkökulmista.“

HAASTEET

Vuonna 2003 Mikrolink yhdisti kolme eri yritystä yhdeksi. Kaksi näistä käytti Concordea yritysohjelmistona ja yksi Directoa. Mikrolinkillä oli edessään päätös valitakko yksi näistä vai täysin jokin muu ohjelmisto. Valintakäsittelyssä tuli esiin yksi tärkeä  kriteeri, joka oli hierarkisen ja moniulotteisen tavoitejärjestelmän mahdollisuus, taaten kokonaisvaltaisen ja korkea laatuisen tiedonannon päättäjille. Directon voimavarana oli myös ohjelmiston internet-pohjaisuus, joka sallii tietoihin pääsyn eri paikoista helposti. Päätöskäsittelyssä oli myös tärkeää se, että Directo tarjosi Mikrolinkille kaikki tarvittavat toiminnot, jotka muuten tarvitsisivat paljon kalliimman ohjelmiston toimiakseen.

RATKAISU

Directo on päivittäin käytetty työkalu usealle ammattilaiselle, keskitasoiselle ja ylemmälle johdolle. Directoa käyttää myyntihenkilöstö myynnin käsittelyprosesseissa, Varastohenkilökunta varastonhallinnassa, Sopimukäsittelijät käsitellessä laskutusta, logistiikka organisoidessa tuotteiden lähetyksiä/kuljetuksia, Henkilöstöhallinta seuratessa koulutuskustannuksia yms. Osastojohtajilla ja yksiköillä on etuna Directon esikatselu toimista ja tuloksista heidän yksikössään.Kenenkään ei tarvitse lähettää heille erikoisraportteja, he voivan nähdä raportit Directosta suoraan itse. Tämän vuoksi johtajilla on hallinta yrityksen liikevaihdosta ja yksikkönsä kuluista, jos tarpeen he voivat analysoida näitä tarkemmin esim. mistä luvut koostuvat tai mihin työntekijään kustannukset kohdistuvat. Useat johtajat ja ammattilaiset eivät voi ajatellakaan työtä ilman internet-pohjaista ohjelmistoa, koska nyt he voivat työskennellä kotoa käsin tai päästä haluttuun tiedostoon sisään yritysmatkalla.

Mikrolinkille on erittäin tärkeää seurata perusteellisesti tuottoja ja kustannuksia. Esimerkiksi tuloksia seuraa yksiköt, osastot, palvelulinjastot, yksittäiset henkilöt jne. Tämän vuoksi Mikrolink on selvinnyt ja käyttää 14-portaista kohdejärjestelmää. Mikrolink käyttää myös hierarkista kohdejärjestelmää esim. yksi taso on osastot sekä useat oastot yhdessä yksiköstä, joka on korkeimman tason kohde. Tämä sallii raporttien seurannan osastoittain erikseen tai yhtenä osastona tai yksikkönä itsessään. Ensisilmäyksellä, tälläinen järjestelmä voi tuntua monimutkaiselta tietojen lisäämisen kannalta mutta useasta paikasta kohteet tulevat automaattisesti. Esimerkiksi tuotteet ovat sidoittuina kohteisiin ja kun tuote valitaan kohde tulee sen mukaisesti. Yhteenvetona korkea tasoinen tieto on arvokasta analysoinnissa ja johdon päätöksissä.

Directo on integroitu toimimaan muiden yrityksen käyttämien ohjelmistojen kanssa ajan säästämiseksi sekä sellaisten tapahtumien välttämiseksi jossa sama tieto lisätään kahdesti tai käsin. Esimerkiksi kaikista uusin kehitys on ollut integrointi online-kaupan kanssa. Jos asiakas vahvistaa tilauksen online-kaupassa lasku sekä toimitus ilmestyvät Directon järjestelmään ilman, että kukaan uudestaan lisäisi tätä tietoa järjestelmään.

“Directon etuudet ovat käyttäjäystävällisyys, logiikka ja joustavuus. Directo voidaan asettaa meidän etujen mukaiseksi ja usein käytetyt raportit voi tallentaa. Directossa on useita mahdollisuuksia, joka tekee tilinpitäjän työn miellyttäväksi ja helpottaa sitä: Automaattinen jaksotus ja raporttien joustava määritteluy ovat vain muutamat näistä. Ohjelmalla on helppo siirtää tietoja Exceliin myöhempää analysointia varten, jos tarpeen. Olen työskennellyt 4 eri ohjelmiston parissa ja Directo on kiistattomasti paras kaikista. “ sanoo Anna Kotovitš.